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Soluções digitais criadas por servidores otimizam rotinas administrativas no IFMG
A experiência dos servidores do IFMG na rotina administrativa tem se transformado em soluções tecnológicas capazes de tornar processos internos mais ágeis, seguros e eficientes. Desenvolvidas para atender demandas específicas de setores e também institucionais, ferramentas como o SolvApp, a extensão SEI Fluxo e o MultiFiles-Search automatizam tarefas repetitivas, facilitam o acesso à informação e contribuem para a melhoria da gestão pública.
As iniciativas foram concebidas por servidores da Reitoria que, além de conhecerem os fluxos administrativos dos setores onde atuam, utilizaram seus conhecimentos em tecnologia para criar recursos que reduzem o tempo gasto em atividades operacionais e minimizam a possibilidade de falhas. Em comum, todas as soluções nasceram da necessidade de resolver problemas cotidianos enfrentados pelas equipes.
SolvApp: automatização da execução financeira
Entre as ferramentas desenvolvidas está o SolvApp, criado pelo diretor de Planejamento e Orçamento, Rainer de Paula, para otimizar a execução financeira de bolsas e outros auxílios pagos pela instituição. Usada para facilitar lançamentos no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (Siafi), a aplicação automatiza o tratamento das listas de pagamento, eliminando grande parte da digitação manual de dados dos beneficiários.
Antes da implantação da ferramenta, informações como CPF, dados bancários e chaves Pix precisavam ser inseridas individualmente a cada ciclo de pagamento. Além de consumir tempo das equipes, o procedimento aumentava o risco de inconsistências e retrabalho.
Com o SolvApp, os dados são importados, validados e organizados antes da integração com o Siafi. Em uma lista com aproximadamente 100 estudantes, a automatização pode representar uma economia de até 40 minutos de trabalho operacional. Segundo Rainer de Paula, a proposta foi transformar uma atividade repetitiva em um processo mais padronizado e confiável. "O SolvApp nasceu da observação de uma atividade repetitiva que fazia parte da rotina dos setores financeiros. Procuramos transformar esse processo em um fluxo mais rápido, padronizado e seguro", explica.
Além da redução do tempo de execução, a ferramenta realiza verificações que ajudam a identificar inconsistências antes do processamento dos pagamentos, ampliando a segurança da operação. Por atender a uma demanda comum em diversos órgãos públicos que utilizam o Siafi, a solução também possui potencial para ser compartilhada com outras instituições da Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica.
“Embora a solução tenha sido desenvolvida a partir de uma demanda observada no IFMG, o problema que ela enfrenta não é exclusivo da nossa instituição. Outros órgãos também processam listas extensas de pagamentos e podem se beneficiar de um fluxo automatizado e integrado ao Siafi”, afirma o diretor.
O desenvolvimento interno permite que a solução seja aprimorada a partir das experiências dos próprios usuários. Demandas identificadas durante a utilização podem subsidiar novas validações, melhorias de usabilidade e funcionalidades adicionais. “Temos servidores que conhecem profundamente os processos institucionais e, ao mesmo tempo, possuem capacidade para desenvolver soluções tecnológicas. Quando reunimos esses conhecimentos, conseguimos produzir ferramentas aderentes à realidade do serviço público e com potencial para beneficiar toda a Rede”, avalia.
No vídeo a seguir, entenda como o SolvApp funciona e aprenda a utilizá-lo.
Sei Fluxo: visualização das etapas de processos
Outra inovação desenvolvida no IFMG é a extensão SEI Fluxo, criada pelo servidor Matheus Frade, que atua no Escritório de Projetos, Governança e Sustentabilidade, para ser utilizada no navegador Google Chrome. A ferramenta acrescenta ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI) um recurso de visualização gráfica dos fluxos de tramitação dos processos administrativos, permitindo que os usuários compreendam, de forma mais intuitiva, o percurso previsto para cada tipo de processo.
A funcionalidade contribui para reduzir dúvidas sobre o encaminhamento das demandas e facilita o acompanhamento das etapas administrativas. “A extensão SEI Fluxo nasceu para permitir que instituições e departamentos documentem seus fluxos de trabalho de forma estruturada (em arquivos JSON) e os disponibilizem de maneira simples e visual diretamente dentro da interface do SEI. Assim, qualquer usuário que abrir um processo passa a ter acesso imediato ao ‘mapa’ das etapas previstas, sem precisar sair do sistema ou buscar informações em outros lugares”, explica Matheus.
Além disso, a ferramenta é colaborativa, já que qualquer servidor pode criar o fluxo que será mostrado no SEI para um determinado processo. “Os fluxos podem ser de um usuário, de um departamento todo, de uma instituição completa, dependendo apenas do compartilhamento simples dos fluxos e configurações (por usuário) de quais ele quer acessar ao selecionar um tipo de processo no SEI”, afirma.
Clique aqui para baixar o SEI Fluxo (funciona somente no Google Chrome)
Multi-Files Search: busca inteligente em documentos antigos
Também desenvolvida por Matheus Frade, a ferramenta MultiFiles-Search foi criada para facilitar a localização de informações em grandes conjuntos de documentos digitais, especialmente boletins de serviço e portarias. A solução surgiu a partir da necessidade de consultar documentos produzidos entre 2010 e 2017, período em que esses registros ainda não estavam disponíveis em sistemas como o SEI ou o SIPPAG.
Para eliminar a necessidade de acessar e baixar cada boletim manualmente, o servidor desenvolveu um script em Python que percorreu automaticamente as páginas do site institucional do IFMG e realizou o download dos 253 boletins publicados nesse intervalo. Toda essa documentação já foi reunida em uma pasta compartilhada no Google Drive, que pode ser acessada clicando aqui.
Depois de reunidos os arquivos, entra em funcionamento o segundo recurso da solução: um mecanismo de busca que atua como um "Ctrl+F" em múltiplos documentos simultaneamente. Em vez de pesquisar um arquivo por vez, o sistema analisa dezenas de PDFs ao mesmo tempo, identifica exatamente em quais páginas o termo procurado aparece e permite extrair apenas os trechos relevantes da documentação, direcionando o usuário diretamente ao conteúdo de interesse.
De acordo com Matheus, embora tenha sido desenvolvido inicialmente para facilitar a consulta de portarias e boletins administrativos, especialmente para a pesquisa de documentos que possam ser utilizados no processo de Reconhecimento de Saberes e Competências (RSC), o MultiFiles-Search funciona também para outros conjuntos de arquivos em PDF, como editais, contratos e demais documentos institucionais. "O sistema identifica exatamente em quais páginas o termo aparece e permite extrair apenas aquelas com os trechos relevantes, realizando um recorte de um documento maior. O usuário vai direto ao ponto”, esclarece.